Cara menangani telepon

1. Respon untuk panggilan telepon atau menerima telepon (incoming calls)

a. Hal umum dalam menerima telepon
1)Angkat sesegera mungkin
2)Telepon yang berasal dari saluran langsung, tidak melalui operator, berbeda
penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tak langsung
3)Gunakan bahasa resmi
4)Apabila orang yang dikehendaki si penelepon berada di tempat, secepatnya dihubungkan
kepada yang dituju
5)Apabila telepon salah sambung, jelaskan dengan ramah
6)Bila penelepon akan menghubungi pimpinan, maka ada hal yang harus diperhatikan.
Tanyakan dulu identitas penelepon
7)Bersikap sopan, ramah, hangat dan akrab
b. Hal khusus dalam menerima telepon
1)Angkat gagang telepon dengan tangan kiri
2)Menyampaikan salam
3)Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
4)Mencatat hal-hal yang penting dalam lembar pesan telepon
5)Bila penelepon kurang jelas, jangan menyebut kata-kata yang kurang sopan
6)Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan
identitasnya
7)Usahakanlah menerima telepon dengan semangat
8)Jika penelepon tidak ramah, tanganilah dengan cara profesional
9)Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon
10)Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas
11)Menyebut nama penelepon dengan tepat